津档办〔2014〕30号

天津市档案数字化副本

移交接收进馆工作规定（试行）

第一条 为进一步加强档案信息资源建设，规范纸质档案、照片档案、声像档案等档案数字化成果的接收工作，加强档案数字化副本的集中安全管理和有效开发利用，根据国家档案局《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）、《天津市档案馆接收档案实施细则》（津档发〔2013〕17号）及有关标准、规范，制定本规定。

第二条 本规定所称档案数字化副本，是指将纸质档案、照片档案、声像档案等档案，采用扫描仪或数码相机等数码设备进行数字加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本。

第三条 本规定适用于依法向各级国家综合档案馆移交档案的机关、团体、事业单位和其他组织（简称移交单位）。

第四条 移交单位按照规定向各级国家综合档案馆移交档案时，其档案数字化副本应随同档案实体一并移交。

第五条 各级档案行政管理部门负责对档案数字化副本的移交、接收工作进行监督、指导和检查。

第六条 各级国家综合档案馆履行对档案数字化副本的接收职责，在下达纸质档案接收任务的同时下达档案数字化副本的移交任务，制定移交接收规则，配置专门用房和存储设备，妥善保管档案数字化副本存储载体，保证移交数据安全。

第七条 各移交单位应履行移交档案数字化副本的职责，按照要求制定工作计划，做好移交准备。

第八条 纸质档案数字化

（一）纸质档案的扫描色彩模式统一采用彩色模式，一般选择扫描分辨率≥300dpi，文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。扫描的文件采用JPEG或TIFF格式存储。

（二）扫描图像的命名，卷内文件与装盒管理文件采用不同的命名方式。

1、卷内文件

扫描图像放在以案卷级档号命名的文件夹下。扫描图像档号命名规则为案卷级档号后加3位卷内顺序号，中间以“-”连接。

2、装盒管理文件

扫描图像放在以文件级档号命名的文件夹下。扫描图像档号命名规则为文件级档号加3位件内顺序号，中间以“-”连接。

（三）扫描后的原始图像应按照《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）和《天津市档案资料数字化加工指南（试行）》（津档办〔2005〕31号）的要求，做好图像优化处理、目录建库、数据挂接等工作。

第九条 非纸质载体档案数字化

（一）照片档案一律按彩色模式进行扫描，扫描后的照片以JPEG格式存储。5吋以上照片建议扫描分辨率≥400dpi，5吋以下照片建议扫描分辨率≥600dpi。照片档案扫描图像放在以照片档号命名的文件夹下，扫描图像档号命名规则为照片档号加3位件内顺序号，中间以“-”连接。

（二）缩微胶片档案存储格式采用TIFF格式，压缩方式采用无损压缩，保存方式采用“黑白”方式，对于一般缩微胶片，采用转换分辨率≥200dpi。对于效果较差的缩微胶片，转换分辨率可适当提高。缩微胶片档案扫描图像放在以缩微胶片档号命名的文件夹下。

（三）音频档案存储格式采用WAV、MP3格式，采样频率为44.1kHz，量化级为16位，立体声双声道采样参数，对于DVD中的声音选用48kHz。

（四）视频档案存储采用MPEG2格式，DVD质量，采样方式帧数（帧/秒）设为25帧/秒、视频码率（Mbps）5Mbps及以上标准、分辨率设为720*576，音频设定音频采样率为48KHZ，音频码率为384k立体声，采样精度设为16。

（五）照片档案、缩微胶片、音频档案、视频档案数字化操作规程，参照纸质档案数字化操作规程；对照片档案和缩微胶片扫描后的原始图像，数字化后的音频、视频档案应参照《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）和《天津市档案资料数字化加工指南（试行）》（津档办〔2005〕31号）中对纸质档案数字化的要求，做好图像优化处理、文件命名、目录建库、数据挂接等工作。

第十条 档案数字化副本移交

（一）档案数字化副本的移交，应包括目录数据和与之相对应图像数据，且目录数据应与对应的图像数据档号一致。

（二） 各单位移交的目录数据必须符合《天津市文书档案电子目录数据库结构与交换格式》（DB12/T 118—2005）的规定，确保著录项目与著录内容的完整、准确与规范，可采用XLS、DBF文件格式移交。

第十一条 各单位档案数字化副本档案的移交可采用移动硬盘、光盘等介质。

第十二条 各移交单位进行档案数字化副本移交时，应对数据进行检验，除对移交的档案数字化副本与原始数据进行对应检查外，还要与接收单位现场确认数据量、可读性、完整性、准确性、安全性等，双方确认检验结果合格后，填写《档案数字化副本移交接收检验登记表》（附件），办理移交手续。登记表由移交和接收双方签字、盖章，各自留存一份。

第十三条 本规定由天津市档案局负责解释。

第十四条 本规定自公布之日起施行。

天津市档案局

2014年12月9日

附件

档案数字化副本移交接收检验登记表

移交单位名称
内容描述
全宗号
移交载体类型、规格
起止年度
起止件号
检验项目	移交单位检查情况	接收单位检查情况
档案数字化副本数量/数据量
目录数据检验
图像数据检验
准确性检验
完整性检验
可用性检验
病毒检验
载体外观检验
移交说明
接收意见
移交单位（盖章）

负责人：

经办人：

移交日期： 年 月 日	接收单位（盖章）

负责人：

经办人：

接收日期： 年 月 日
移交接收档案数字化副本清单
序号	档号	题名	责任者	备注
填写说明：

1.每份登记表只填写一种载体类型档案，若同时移交多种载体类型的档案，则应分别填写登记表。

2.内容描述：填写交接档案内容、类别、数据类型、格式、交接方式、过程等说明事项。

3.移交载体类型、规格：离线移交时按实际载体填写，在线移交时，填写“在线”。

4.起止件号：离线移交时标注同一批次移交的档案数字化副本的起始件号和终止件号；在线移交时，按存储结构组织数据，标明当前存储结构内档案数字化副本的起始件号和终止件号。

5.移交档案数字化副本数量/数据量：填写交接档案数字化副本的文件数/文件所占空间大小，档案数字化副本数量和数据量之间用“/”隔开，数据量以MB或GB为单位，精确到小数点后3位。

6.移交接收档案数字化副本清单：在移交接收的档案数字化副本数据中提取档号、题名、责任者形成数据清单，可只保留电子版，根据移交数量自行增加行数。

天津市电子档案备份管理规定（试行）

第一条 为有效应对各类突发事件和自然灾害，切实保障电子档案信息完整与安全，依据国家档案局提出的“实施重要档案异质异地备份制度和对电子档案进行安全有效管理”的要求，制定本规定。

第二条 本规定适用范围为：市、区县党政机关、人民团体、国有企业事业单位和承担社会管理职能的其它社会组织。

第三条 各级档案行政管理部门负责对同级立档单位的备份工作进行指导。各级国家综合档案馆（以下简称档案馆）负责备份数据的接收、保管工作，应确保备份数据的安全，并指定专门人员负责具体工作。

第四条 各级机关、团体、企业事业单位应当加强电子档案备份工作，指定专门部门、专人具体负责向同级档案馆备份电子档案。

第五条 应备份的电子档案包括：

1.按规定向档案馆移交档案的单位形成的电子档案、档案数字化副本、数码照片和音频、视频等电子档案。

2.本行政区域内重要领域形成的涉及民生方面的电子档案。

3.本行政区域内重大活动、重要事件形成的电子档案等。

4.通过双方协商为非国有企业、其它组织和个人保存的重要电子档案。

第六条 电子档案备份的程序和方式

1.各单位根据工作实际，将需备份的电子档案生成备份数据包，备份数据的文件及目录必须可读。

2.具备在线传输条件的，可通过专网向档案馆备份。

3.不具备在线传输条件或数据不适合在线传输，可采取离线方式向档案馆备份，离线备份可采用移动硬盘、U盘、光盘等介质。

4.各单位与档案馆备份交接时，应填写《电子档案备份登记表》（附件1）一式两份由双方签字、盖章后留存。涉密的电子档案应标明密级，按有关规定进行备份。

第七条 电子档案备份时接收部门保证双方在场情况下对备份数据的容量进行检测，确保备份载体清洁、无划痕。

第八条 各级档案馆应当配置管理备份数据的电子档案备份管理系统、备份存储等软硬件设备。

第九条 电子档案数据备份后其档案所有权不发生改变，未经形成单位允许档案馆不可对备份数据进行公布利用。形成单位如需使用本单位备份数据，应向档案馆提出申请，填写《备份数据取回登记表》（附件2）。

第十条 本规定由天津市档案局负责解释。

第十一条 本规定自公布之日起施行。

天津市档案局

2014年12月9日

附件1

电子档案备份登记表

单位名称：

备份批次编号
备份文件种类
备份内容说明	电子档案（ ）件 数码照片（ ）张

音频（ ）Mb 视频（ ）Mb

档案数字化副本（ ）页

其他：
备份载体类型、数量	移动硬盘 数量（ ）块

U盘 数量（ ）个

光盘 数量（ ）张
备份检验项目：	备份单位	档案馆
备份文件容量
经办人（签名）

年 月 日

年 月 日
审核人（签名）

年 月 日

年 月 日
单位（盖章）

年 月 日

年 月 日
备注
填表说明：

1.“备份批次编号”填写方法为：全宗号-文件起止年度-序号，例：X0061-2010-2014-1。

2．备份内容说明有未尽事宜可附加纸张进行说明。

附件2

备份数据取回登记表

单位名称：

取回批次编号
取回数据说明
取回原因
数据办理	备份单位	档案馆
经办人（签名）	年 月 日	年 月 日
审批人（签名）

年 月 日

年 月 日
单位（盖章）

年 月 日

年 月 日
备 注
填表说明：

1.“取回批次编号”填写备份时的编号，格式为：全宗号-文件起止年度-序号，例：X0061-2010-2014-1。