津档发〔2016〕16号

关于印发《天津市档案馆档案接收质量

检查办法》的通知

各有关单位办公室：

为建立内容丰富、结构合理的馆藏档案资源体系，确保进馆档案整理质量，依据《中华人民共和国档案法》《天津市档案收集办法》(天津市人民政府令第58号)，结合我市实际，市档案局制订了《天津市档案馆档案接收质量检查办法》，现印发给你们，请结合实际遵照执行。

天津市档案局

2016年10月8日

天津市档案馆档案接收质量检查办法

为建立内容丰富、结构合理的馆藏档案资源体系，有序开展各单位向天津市档案馆移交档案工作，确保进馆档案质量，根据《中华人民共和国档案法》《天津市档案收集办法》(天津市人民政府令第58号)等有关法律法规规章制定本办法。

一、档案质量检查工作方式

1. 接收档案质量检查工作由天津市档案局负责组织，按照《天津市档案馆预接收制度》，由市档案局接收整理处、保管利用处和电子信息处组成的预接收档案工作组，负责接收档案的质量检查工作。

2. 市档案局接收整理处具体负责档案接收整理的日常业务指导工作。

3. 凡向天津市档案馆移交档案的单位，其进馆档案都应按照本办法接受天津市档案馆组织的档案质量检查，经检查合格者方可移交进馆。

二、档案质量检查内容

1.全宗应分类清楚、前后一致。

2.文件材料齐全完整，保管期限划分准确。

3.纸质档案整理质量符合相关标准。

4.照片、光盘、录音、录像等特殊载体档案，内容清晰可辨、整理规范。

5.传统载体档案数字化副本成果整理应符合《天津市档案数字化副本移交接收进馆工作规定（试行）》（津档办〔2014〕30号）。

6.全宗介绍、大事记等编研材料准确齐全。

三、文书档案质量检查要求

（一）以案卷为单位的档案质量检查要求

1. 移交单位作为独立的全宗，应采用统一分类方案，并保持分类体系的稳定性。各类之间界线清楚，分类准确。

2. 移交单位应按档案保管期限规定，正确地区分文件的保管价值，保持文件之间历史联系，便于保管和利用。

3. 移交单位应遵循组卷原则合理组合案卷，按照永久、长期不同保管期限分别组卷，不同保管期限的文件不能合在一起组卷。

4. 应移交案卷卷内文件排列要条理系统，保持文件的历史联系。

5. 应移交案卷卷内文件用阿拉伯数字在文件右上角顺序编写页号，双面印刷文件和筒子页文件，作为两页编号，空白页不编页号。编写页号以案卷为单位，一本案卷内的页号不能重号、漏号、跳号。

6. 应移交案卷卷内目录项目应填写齐全规范，字迹工整、清晰。

7. 应移交案卷封面及脊背各项填写齐全工整；案卷装订整齐，没有掉页。

8. 移交单位移交的案卷目录应与案卷封面上的案卷题名一一对应，确保准确无误。电子目录数据结构应符合《文书档案目录数据库结构与数据交换格式》（DB12/T 118—2005）要求，尽量采用规范档案管理软件录入。

9. 档号组成：案卷档号由组织机构代码（移交电子目录需填写该项）-全宗号-保管期限-案卷号组成；卷内文件档号由组织机构代码-全宗号-保管期限-案卷号-文件序号组成。

（二）以件为单位的档案质量检查要求

1. 归档文件应进行科学分类，一个全宗内采用统一的分类方案。

2. 归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

3. 归档文件的排列应以件为单位，在分类方案的最低一级类目内，按照事由结合时间、重要程度排列。同一事由中的文件，按文件形成的先后顺序排列，组件的文件应齐全完整，没有缺页。

4. 归档文件应逐件编号，每一件归档文件应编制页码，编页完整，页号不能重号、漏号、跳号。

5. 归档文件应在每一件首页上端的空白处加盖归档章并填写相关内容。每项内容填写应规范、整齐、准确。

6. 归档文件应逐件编目，归档文件目录设置的各项内容应逐一填写，不得遗漏，做到准确、详细、便于检索。

7. 归档文件按室编件号装盒，每一盒内归档文件应是同一年度、机构、期限的文件按件号有序排列。

8. 归档文件盒脊背按照标识打上全宗号、年度、保管期限、室编件号和室编盒号。

9. 移交单位移交的归档文件目录应与移交的档案实体一一对应，电子目录数据结构应符合《文书档案目录数据库结构与数据交换格式》（DB12/T 118—2005）要求，尽量采用规范档案管理软件录入。

10. 档号组成：卷内文件档号由组织机构代码（移交电子目录需填写该项）-全宗号-年度-保管期限-文件序号组成。

四、专业档案质量检查要求

凡有行业标准的按行业制定的规范进行整理。

1. 案卷封面及脊背各项填写齐全工整；案卷装订整齐，没有掉页。

2. 专业档案卷内编目规范清楚，卷内目录各项要填写齐全，字迹要工整、清晰。页号以案卷为单位编写，一个案卷内的页号不能重号、漏号、跳号。

3. 移交单位移交的专业案卷目录应与案卷封面上的案卷题名一一对应，确保准确无误。

4. 专业档案目录应尽量采用规范档案管理软件录入。

5. 档号组成：按专业档案类别结合时间、保管期限等编制档号。

五、移交接收档案质量检查程序

1. 档案自查：档案移交单位在拟移交档案前，对照档案质量检查要求逐项认真进行自查。

2. 移交申请：移交单位根据年度档案移交计划，在自查的基础上，向天津市档案馆提出书面申请。

3. 档案馆检查：市档案局预接收档案工作组对提出申请的单位进行档案整理质量检查。检查结束后，市档案局对档案整理合格的单位发送《关于向市档案馆移交档案的函》，并做好档案接收准备。

六、天津市档案局将定期对进馆单位档案移交情况进行通报。

七、本办法由天津市档案局负责解释。

八、本办法自发布之日起实行。