津档发〔2016〕17号

关于印发《天津市档案数字化外包安全管理

实施细则》的通知

各区县档案局（馆），专业、部门档案馆，市级机关、团体、企事业单位档案部门：

为贯彻落实《国家档案局办公室关于印发<档案数字化外包安全管理规范>的通知》（档办发〔2014〕7号）精神，进一步加强我市档案数字化过程中档案实体与信息安全，明确档案部门和数字化服务机构的安全管理责任，结合本市实际，市档案局制定了《天津市档案数字化外包安全管理实施细则》。现印发给你们，请结合实际遵照执行。

天津市档案局

2016年10月8日

天津市档案数字化外包安全管理实施细则

为强化档案数字化过程中档案信息的安全管理，进一步明确档案数字化外包过程中档案部门和数字化服务机构的安全管理责任，依据《档案数字化外包安全管理规范》（档办发〔2014〕7号），制定本实施细则。

第一章 总 则

第一条 本《细则》规定了本市档案部门（以下简称“档案部门”）档案数字化外包工作的安全保密管理、加工场所管理、加工设备管理、档案实体管理及数字化成果管理等基本要求。

第二条 本《细则》所称数字化外包档案指非涉密档案，涉密档案数字化按国家有关规定执行。

第三条 具有独立法人身份的档案数字化加工服务机构（以下简称“数字化服务机构”）承担档案数字化外包服务，应遵循本《细则》开展安全管理工作。档案部门自行开展档案数字化时，可参照本《细则》实施安全管理。

第四条 档案数字化外包安全管理应按照“安全第一、预防为主”的原则，建立权责明确、覆盖档案数字化全过程的岗位责任制，对档案数字化全过程实行严格监督和管理，确保档案实体与信息安全。

第五条 档案数字化加工相关技术要求及数字化成果移交，参照《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）采取科学有效的安全管理措施和技术手段，确保对档案数字化项目的准备、前处理、数字化转换、后处理、验收移交等全过程管理。

第二章 安全保密管理

第六条 档案部门应加强档案数字化外包工作的组织管理，指定专人负责档案数字化安全保密管理工作。

第七条 档案部门应根据档案数字化总体规划，确定数字化外包档案的范围，提出档案数字化外包安全管理要求和技术指标。

第八条 档案部门应提出档案数字化外包招标文件中有关安全管理的要求，协助制定招标文件，审定合同。

第九条 档案部门要对数字化服务机构的相关资质、业绩、人员、设备和加工软件等进行考察，并了解是否存在违约行为、安全事故等不良记录。在同等条件下，应优先选用具有档案数字化加工相关涉密资质的数字化服务机构。

第十条 档案部门和数字化服务机构应建立健全规章制度，明确管理机构和人员，确保档案实体、信息及档案数字化成果的安全，严防泄密事件发生。

第十一条 档案部门应与数字化服务机构签订安全保密协议，明确规定安全保密责任、义务。并加强对数字化加工人员进行安全保密教育。

第十二条 档案部门应建立监管机制，对数字化服务机构的保密、安全措施落实情况进行监督、检查，防止档案实体受损、丢失，杜绝数字化服务机构擅自复制、留存、使用档案信息的行为。

第十三条 档案部门委托数字化服务机构承担档案数字化加工工作，应选择具有档案数字化服务资质的机构且符合以下条件：

（一） 中华人民共和国境内登记注册的企业或事业法人，且无境外（含港澳台）组织、机构、人员投资；具备工商管理部门核发的有效营业执照，其业务范围中具有数字化加工或者档案加工项目；

（二） 数字化服务机构的工作人员为中华人民共和国境内公民，必须提供本人身份证明，无犯罪记录，与所在数字化服务机构签订劳动合同；

（三） 具备与档案数字化工作相适应的信息设备和技术；安全保密管理制度健全，有完善的档案数字化加工组织管理方案、档案和信息安全保密风险防范预案；设有专人负责安全保密工作；

（四） 近三年来未发生档案安全事故、泄密事件，无非法获取或非法持有档案及档案复制件、国家秘密载体等行为。

第十四条 档案部门与数字化服务机构，应针对具体档案数字化项目制定安全保密工作实施方案，相关安全保密管理人员要落实岗位责任制。

第十五条 数字化服务机构应将工作人员个人的基本信息、安全保密承诺书及时汇总报送档案部门。

第十六条 涉及国家密级的档案及其他必须严格控制知悉、使用范围的档案，应由档案部门组织相关人员使用专门设备，按国家有关规定实施数字化加工。

第三章 加工场所管理

第十七条 档案数字化加工场所应设在档案部门独立、可封闭的建筑内。一般不允许将档案原件拿出档案部门进行数字化加工。

第十八条 档案数字化加工场所必须配备防火、防盗、视频监控设施设备，确保供电稳定，场所环境应符合防尘、防水、防高温、防有害生物等安全管理要求。

第十九条 档案数字化加工场所必须配备符合国家标准并满足工作需要的档案存放装俱；在档案数字化加工区域外设置存放数字化加工人员私人物品的专用储物箱柜。

第二十条 档案数字化加工场所应建立档案数字化工作场所人员登记管理制度，应核查出入人员身份，严禁无关人员进入场所。

第二十一条 进入档案数字化加工场所的人员严禁使用手机、照相机、摄像机等设备进行拍摄；数字化加工人员禁止将手机、照相机、摄像机等摄录设备带入数字化加工区域。

第二十二条 档案数字化加工场所内不得设有能连接国际互联网的信息接口，数字化加工使用的计算机禁止接入互联网，外接接口全部实行封闭管理。

第二十三条 档案数字化加工场所内的数字化工作应实施全程摄像录像监控，监控视频数据应由档案部门保存1年以上。档案部门定期对视频监控数据进行检查，在删除视频监控数据之前，要留存视频回放安全检查记录。

第二十四条 未经安全保密管理人员许可，严禁将档案数字化加工场所内的任何物品带离加工现场。

第二十五条 档案数字化工作人员不得在数字化加工场所内从事与数字化工作无关的活动，严禁在场所加工区内进食、吸烟和饮水，严禁携带打火机、火柴等进入加工现场。

第四章 加工设备管理

第二十六条 档案部门对用于数字化的设备及存储介质应进行检查登记，并按相关保密标准和安全规范进行管理。

第二十七条 档案数字化加工网络必须与其他网络物理隔离；禁止安装使用无线网卡、无线键盘、无线鼠标等设备；不得使用笔记本电脑、平板电脑等便携信息设备。

第二十八条 用于档案数字化的设备和存储介质严禁与其他用途的设备和存储介质交叉使用；非数字化加工专用设备和存储介质严禁带入场所；设备和存储介质移出场所前，应进行安全保密技术处理，并经档案部门审批同意后方可移出。

第二十九条 用于档案数字化加工的设备不得擅自外送维修，维修应有专门人员现场监督。对于存储过档案数字化加工数据的打印机、硬盘、移动硬盘、U盘等存储介质损坏后严禁外送维修，应按有关保密规定作报废处理。

第三十条 用于档案数字化加工的设备和存储介质，未进行符合国家保密标准的数据清除，不得改做其他用途。报废的应按保密规定进行处理。

第三十一条 档案数字化专用移动存储介质和刻录机等数据拷贝设备应由档案部门指定专人保管，数字化服务机构每次使用前应经批准和登记，并在保管人员的监督下使用，用后立即归还。

第三十二条 数字化服务机构在结束工作任务后，必须将带有数据的硬盘、移动存储介质以及无法确保数据可靠清除的设备移交档案部门保管或销毁，严禁擅自带走。

第五章 档案实体管理

第三十三条 档案部门要对拟数字化的档案进行涉密性、完整性、有序性及档案实体与目录的一致性检查。涉密档案要予以筛除，档案实体破损、残缺的要进行登记与处理，档案实体与文件目录不符的要进行登记并修改。

第三十四条 档案部门应按照工作计划分批调档，并与数字化服务机构负责此项工作人员进行清点、核对，双方确认准确无误后填写档案交接清单一式两份，注明交接档案的内容、数量、状况、交接时间和经办人等。

第三十五条 数字化服务机构在加工过程中，不得损毁档案，遇到破损严重的档案，及时与档案部门管理人员联系，由档案部门进行专业修复并做好登记，尽可能地保持档案原貌。

第三十六条 数字化服务机构在加工过程中，要建立数字化流程单，数字化流程单应与档案实体同步流转。

第三十七条 数字化服务机构需用专用装具存放待加工档案并由专人负责；数字化加工的档案必须每天入库（柜），不得在加工工位上留存过夜；加工完毕的档案及时清点归还入库。

第六章 数字化成果管理

第三十八条 数字化服务机构及其工作人员应遵守数字化操作规范，严禁私自复制、摘抄、留存、转让、转借或出售档案数据，不得泄露档案信息，禁止损毁档案，违者按有关规定追究相关人员责任。

第三十九条 档案部门和数字化服务机构应有专人负责数字化成果管理，采取可靠措施进行安全保管，交接应办理手续。

第四十条 数字化成果移交前应进行验收检查，确保与档案原件一致，符合质量要求，数字化成果无病毒和木马，数据完整、可读有效。

第四十一条 档案部门应科学管理数字化成果，通过采用异质、异地备份等方式，确保数字化成果安全完整、长期可用。

第四十二条 数字化成果提供利用前，应按有关规定进行开放鉴定，划分控制使用范围。

第四十三条 档案部门应制定数字化成果利用管理制度，采取防护措施，确保利用过程安全可控。