城建档案部门应加强对声像档案的收集

来源:天津档案馆 时间:2006年03月02日
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 马巧然
  
  城建部门的声像档案是其在业务活动中形成的,以摄录为手段,以感光胶片和磁性材料为载体的档案。由于声像档案具有客观、真实、形象、生动等特点,它在记录和反映各项工作和活动时,具有以文字为记录手段、以纸张为载体的档案所不能替代的独特作用,在城建工作和活动中尤为如此。一个城市的变化、变迁是不断发展的,动态的,如果用声像档案记录来表现,它对人们的影响力、感染力、作用力将是巨大的。因此做好它的收集工作,将是我们留给后人的一笔巨大财富。然而,目前我们不少城建档案部门还没有认识到这项工作的重要,使得这项工作的开展一直较为滞后,收集的声像档案数且少之又少,不仅直接影响到城建档案部门的基础工作,影响到档案的齐全完整,而且还影响到档案的提供利用和作用的发挥。笔者以为,不重视声像档案收集工作的原因症结主要来自以下两方面:
  第一,城建业务部门不注意声像档案的形成和积累。这当中有三种情况:一是有的单位本身就缺少产生形成声像档案的设施设备,因此,也就不可能有声像档案可收。二是有的单位有条件却不知道利用条件去拍摄一些珍贵的场面、原景和实物,事过境迁,错过良机。三是有的单位虽然形成产生了声像档案,但疏于积累和管理,加之缺乏必要的业务指导,声像档案或散失、或损坏、或被有的人据为己有,最终还是没能收集上来。
  第二,城建档案部门不注重声像档案的指导和收集。首先,表现在档案工作人员业务生疏,第一不知道声像档案门类的构成和该收集的范围,不清楚声像档案的重要性;第二声像档案形成的规律性不强,不知道怎样收集。第三遇到积存较多的声像档案不知怎么整理,工作难度大,不去收集。其次,档案工作人员缺乏责任感。一是规章制度的制定和执行不到位,使得业务单位在移交声像档案的工作中无依据,无约束,随意性大。想交就交,想交多少就交多少,工作被动。二是检查、监督措施不到位。档案部门是较直接也比较容易发现间题的部门,但不少档案部门对基层单位不形成、不次集、不移交声像档案的间酗]熟视无睹,不指导、不要求、不检查、不督促、不采取任何措施,持一种放任自流的态度,缺乏应有的责任感。
  问题的症结找到了,关键的一点就是如何采取有效措施,解决好这些问题。
  一、城建部门要提高对声像档案特殊作用的认识
  声像档案的特殊作用在城市建设工作和活动中显得尤为重要,是任何一种载休的档案所不能比拟的。它通过静止或生动的画面、声音再现一个城市的历史原貌,以及日新月异的变化,会给人们留下一个美好的对比和回忆,因此,城建部门的档案馆(室)应认真履行职责,指导好声像档案的形成和归档工作,一方面保证各门类档案的齐全完整,更好地提供利用,另一方面也给国家积累档案打下一个良好的基础。
  二、宣传贯彻《档案法》,建立激励机制
  第一,各有关部门要认真宣传贯彻《档案法》,依法办事。对那些不按规定要求收集、移交声像档案的部门和个人,要给以严格的处罚。第二,做好声像档案的收集工作还需要把声像档案移交工作纳人到相关部门和人员的目标考核、达标升级、评先选优、职称评定等工作中去,通过建立激励机制来考核他们工作的业绩、业务熟练程度、责任心的大小,从而调动他们的工作积极性。
  二、相关部门要各负其责,严格把关
  作为城建部门,尤其是业务部门或宣传部门平时注意在一个工程开始或一个项目改造之前。拍摄、留存大量声像档案,为日后的整理归档积累档案。作为城建部门档案室来说,一方面要增强声像档案意识,建立切实可靠的声像档案收集、整理、保管、移交制度,每年都要按整理要求和其他门类的归档工作结合一并进行。另一方面,做好业务部门声像档案的业务指导工作,要教会他们如何发现、形成、积累、整理、移交声像档案,要让他们充分认识到做好城建部门声像档案工作的重要意义,从自身做起,从源头做起,为接收工作打下良好的基础。在建有城建档案馆的城市,在接收档案的过程中,如发现缺少声像档案,应及时向基层档案室甚至业务部门提出,并尽快采取相应的措施。如果间题严重,还可直接向行政管理部门反映和提出意见。
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